معمولاً بعد از توافقات اولیه و تنظیم مبایعه‌نامه، نوبت پرداخت پیش‌پرداخت خرید ملک و اخذ کد رهگیری است و بعد از آن، دو طرف برای تنظیم سند رسمی ملک اقدام می‌کنند.

سازمان ثبت اسناد رسمی

اولین اقدام در این راه، استعلام ثبت سند از دفترخانه‌ی اسناد رسمی است. برای این منظور فروشنده یا وکیل او در دفتر اسناد رسمی حاضر شده و با ارائه‌ی مبایعه‌نامه، اطلاعات ملک مورد نظر را به صورت آنلاین از اداره‌ی ثبت استعلام می‌کنند. در اینجا علاوه بر سلامت سند، مشکلات احتمالی پلاک ثبتی یا بازداشتی بودن (بند ز) آن بررسی می‌شود. دفتر اسناد رسمی، دو برگه دیگر نیز برای اخذ استعلامات شهرداری و دارایی در اختیار مالک قرار می‌دهد.

مرحله‌ی بعدی، تسویه حساب با شهرداری است. مالک با حضور در شهرداری، بدهی‌های ملک به شهرداری را می‌پردازد و مفاصا حساب شهرداری را اخذ می‌کند. اگر ملک تجاری باشد، لازم است از اداره تامین اجتماعی هم استعلام گرفته شود.

در قدم بعد، لازم است مفاصا حساب دارایی ملک اخذ شود. در این مرحله مالک به اداره‌ی دارایی مراجعه کرده و مالیات نقل و انتقال ملک را به دارایی پرداخت می‌کند. اداره‌ی دارایی ۴درصد از قیمت کارشناسی ملک را به عنوان هزینه‌ی نقل و انتقال تعیین می‌کند. دریافت این مفاصا حساب و استعلامات به خریدار اطمینان می‌دهد که ملک مورد نظر، از نظر شهرداری و دارایی بدهی و تخلفی ندارد.

به طور کلی مدارک مورد نیاز برای صدور سند ملکی به این صورت است:

۱- استعلام مالکیت ملک از اداره‌ی ثبت اسناد

۲- سند مالکیت یا بنچاق ملک

۳- گواهی عدم خلاف یا پایان‌کار شهرداری (یا اخذ استعلام از شهرداری در مورد وضعیت پایان‌کار ملک)

۴- مفاصا حساب عوارض نوسازی شهرداری

۵- استعلام پرداخت بدهی مالیاتی ملک از دارایی

۶- مدارک هویتی متعاملین

پس از آماده کردن مدارک فوق، فروشنده به دفتر اسناد رسمی مراجعه کرده و مدارک را به دفتردار ارائه می‌کند. پس از تایید تکمیل بودن مدارک، طرفین زمانی را برای حضور در دفترخانه مشخص می‌کنند. با حضور متعاملین در دفترخانه و ارائه‌ی مدارک هویتی، کار انتقال سند به نام خریدار انجام می‌شود.