در این مرحله از انتقال سند، نیازی به حضور خریدار نیست و فروشنده باید به دفتر اسناد رسمی، مراجعه کند. فروشنده ملک با ارائه شناسنامه و سند ملک، برای انتقال سند تشکیل پرونده می‌دهد و دفترخانه موظف است که استعلامات لازم از اداره شهرداری و دارایی را قبل از نقل و انتقال سند ملک انجام دهد.
درواقع دفترخانه باید استعلام مفاصاحساب ملک را بگیرد تا تمامی حساب و کتاب‌ها و بدهی‌های آن مشخص گردد. پس از آن که دفترخانه تمامی استعلام‌های لازم را بگیرد؛ نامه‌ای به فروشنده داده می‌شود تا جهت انجام امور مربوطه برای انتقال سند ملک، به اداره شهرداری و مالیات مراجعه کند.

استعلام ملک از شهرداری

برای تکمیل مراحل انتقال سند؛ لازم است تا فروشنده با در دست داشتن مدارک مورد نیاز جهت بررسی پروانه ساخت، پرداخت عوارض نوسازی و پسماند، به شهرداری همان محدوده‌ای که ملک در آن واقع است مراجعه و برگه مفاصاحساب را دریافت نماید. روند اداری این مرحله از انتقال سند ملک، معمولا ۳ تا ۴ ساعت نیز زمان می‌برد.

مراجعه به اداره مالیات

در این مرحله، فروشنده باید جهت پرداخت مالیات به اداره امور مالیاتی مراجعه کند که انجام این فرآیند معمولا ۳ روز زمان می‌برد. پرداخت مالیات نیز معمولا در همان اداره و از طریق دستگاه‌های پرداخت الکترونیک انجام می‌شود و فروشنده با پرداخت مالیات، برگه مفاصاحساب مالیات را دریافت می‌کند.
 

تحویل مدارک و انتقال سند ملک

طرفین معامله پس از دریافت استعلامات و مدارک لازم؛ طبق تاریخی که در مبایعه‌نامه ذکر شده است، برای انجام آخرین مرحله انتقال سند در دفترخانه حضور پیدا می‌کنند. خریدار، مبلغ کامل ملک را با ارائه مدارک لازم تسویه می‌کند؛ سپس با آماده سازی بنچاق توسط دفتر اسناد، سند به صورت کاملا قانونی و قطعی انتقال پیدا می‌کند.